¿A qué debería apuntarle como estrategia los sistemas de gestión en esta época de pandemia?

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La pandemia por el COVID-19 no solamente puso en riesgo la supervivencia de la raza humana, sino también la de las organizaciones y sus sistemas de gestión. Las distintas restricciones por el virus, el número de infectados, la incertidumbre económica y situaciones de cuarentena pusieron en jaque a millones de compañías e instituciones que no estaban preparadas para estos tiempos turbulentos. Y esto conllevó a que los sistemas de gestión salieran como rescatistas a demostrar de qué estaban hechos. En muchas organizaciones lo lograron, permitiendo demostrar sus bondades después de tantos años de siembra de planificación, gestión del riesgo y mejora continua. En otras definitivamente simplemente se descubrió que el sistema era sólo unas bonitas certificaciones colgadas en la pared de la alta dirección, y terminaron por lapidarse al igual que la sostenibilidad del negocio. La pandemia fue como los rayos X que permitieron ver la verdadera realidad de las organizaciones empresariales y qué tan preparadas estaban para enfrentar sus riesgos.

Entonces, la pregunta es:

¿Hacia dónde deben enfocarse los sistemas de gestión para que sean una verdadera herramienta gerencial como era el propósito inicial?

La respuesta es simple, y nos la ha regalado esta pandemia:

Los sistemas de gestión deberán dirigirse a 2 pilares fundamentales que permitirán la supervivencia ante cualquier pandemia o catástrofe mundial :

1. La sostenibilidad y continuidad del negocio

2. La gestión del conocimiento

Si la alta dirección no está enfocada en estos 2 pilares, su organización está condenada a la extinción. Y son los sistemas de gestión quienes verdaderamente pueden llevar a las compañías a desarrollar estos 2 estandartes.

Existen referenciales Normativos internacionales que pueden ayudar a generan una guía en su implementación como el sistema de gestión de calidad bajo la ISO 9001, pero sin duda fue la ISO 22301:2019, norma para sistemas de gestión de continuidad del negocio, la que de forma profética se publica en el 2019 (año de nacimiento del COVID-19) y que debido a las condiciones actuales de la economía mundial, permite desarrollar una planeación estratégica para la sostenibilidad económica de las Organizaciones. Les aseguro que muy pocas compañías en el mundo realmente mapearon en sus riesgos en el 2019 una pandemia mundial, pero las que lo hicieron desde la escenografía de un sistema de continuidad del negocio, gestión del riesgo (ISO 31000), con planes de contingencia claros, fueron las que terminaron por ver en esta situación una verdadera oportunidad, y al contrario del panorama mundial, terminaron por facturar millones de dólares y aprovechar de este "bendito" virus como llaman muchos. Esto es evidente en muchas empresas de sectores como la tecnología (ejemplo claro fue la compañía tecnológica ZOOM), el energético, farmacéutico, salud, alimentos, entre otros. También hay sectores que simplemente contaron con algo de "suerte" al estar en el primer frente de batalla contra la pandemia. Sin embargo, las empresas que hicieron la tarea en continuidad del negocio a tiempo ya estaban pensando en la famosa frase de "reinventarse" antes de que la pandemia hiciera sus primeros estragos en Europa y Asia. Y ya sabemos la famosa frase latinoamericana "el que pega primero, pega dos veces". Quien desarrolla la oportunidad primero, tiene más ventaja sobre el éxito sostenido.

Ahora bien, es necesario entender también que la continuidad del negocio es importante analizarla no sólo desde el campo económico sino también desde los pilares de la sostenibilidad: social, económico y ambiental. Hoy gracias a esta pandemia se ha generado la conciencia colectiva más importante de las últimas décadas, donde estas piedras angulares se vuelven los valores agregados de mayor impacto en las compañías. La responsabilidad social empresarial es lo que permite generar legado y propósito perdurable en el tiempo. El desarrollo sostenible visionado en la norma ISO 14001, la mitigación de la huella de carbono y gases efecto invernadero para combatir el cambio climático, el bienestar y salud de los TRABAJADORES (ISO 45001), el trabajo con comunidades y stakeholders en relaciones mutuamente beneficiosas, la eficiencia energética (ISO 50001), el fortalecimiento de las cadenas de valor, el desarrollo tecnológico y la generación de principios elementales y altruistas, son las estrategias más marcadas en estos tiempos de cambio y que han generado un impacto positivo en las organizaciones.

Por otro lado, para el pilar de la gestión de conocimiento, normas como la UNE 412001, y la norma también premonitoria ISO 30401:2019, nos generan las bases de lo que deberíamos comprender como un sistema de gestión de conocimiento, desde la premisa fundamental de entender que el conocimiento no puede depender de las personas, sino debe asegurarse desde un verdadero sistema de gestión. La pandemia puso a prueba a muchas compañías donde sentían que las personas eran indispensables, donde lamentablemente muchas vidas se perdieron y con ellos el conocimiento que controlaba parte estratégica de la compañía, y donde se hace evidente una enorme realidad sobre los riesgos de la gestión de la información que manejan sus líderes. No basta con tener los procedimientos documentados y tener un plan de capacitación. No basta con hacer un empalme de medio día cuando una persona se va. La pandemia puso a prueba que esas vacunas no han sido los suficientemente efectivas para que el negocio perdure cuando faltan por una u otra razón sus líderes. Se necesita un trabajo exhaustivo para el tránsito fluido de la información de manera que las partes interesadas no se vean afectadas cuando los líderes falten porque se enfermaron, se ausentaron, o simplemente buscaron otros rumbos. La automatización de las herramientas del sistema a través de soluciones tecnológicas es uno de los caminos más eficientes para conseguir logros en este aspecto. El entrenamiento especializado, y técnicas como plan padrino, rotación de cargos, administración de roles, reuniones semanales, son parte de las estrategias que han ayudado a gestionar conocimiento de manera efectiva. El trabajo remoto, las teleconferencias se hicieron nuestro día a día para que descongestionar el conocimiento, y llegaron para quedarse. Plataformas como Teams, google meeting, ZOOM, whatsapp, se convirtieron en nuestra herramienta de trabajo diaria para gestionar conocimiento. De seguro al menos una reunión al día tienes en estas plataformas. El entender que hasta el mismo gerente o presidente de la compañía podría enfermarse de Covid y morir, hizo caer en cuenta la urgencia de gestionar el conocimiento y las estrategias a una velocidad atroz. Miles de compañías aún luchan hoy por ponerse al día. De ahí la verdadera importancia de la gestión del conocimiento.

Así que, hacia estos dos pilares deben dirigirse los sistemas de gestión, hacia buscar una verdadera sostenibilidad, continuidad del negocio y gestión del conocimiento para evolucionar al siguiente nivel de supervivencia en tiempos turbulentos. Sistemas de gestión dinámicos dirigidos a optimizar la información, con una mayor velocidad, y a generar estrategias claras de productividad, gestión del riesgo, eficiencia, control del gasto, la gestión de activos (ISO 55001), altos rendimientos y cumplimiento de objetivos. A crear indicadores que aporten valor, que ayuden a tomar decisiones más que mostrar cumplimiento. A considerar la planeación estratégica con la importancia que merece. A aplicar desde el ADN de la empresa el verdadero ciclo PHVA. A involucrar a todo el personal en la lucha de las estrategias, y no seguir con el chip que el sistema de gestión es responsabilidad del coordinador de gestión, el director de calidad, o en el peor de los casos del "asesor" o "consultor". A entender que definitivamente la productividad no se mide por horas hombre sentadas en una oficina, sino a RESULTADOS.

El llamado es que trabajemos en estos pilares. Pilares innegociables, recíprocos, porque sin el uno, no es posible el otro, y que aseguran que las futuras generaciones puedan aprovechar y disfrutar de sus legados empresariales, gracias a sus sistemas de gestión. Tenemos una gran responsabilidad en nuestras manos.

Terminamos este blog con la siguiente pregunta:

¿Está preparada tu organización para enfrentar una nueva pandemia mundial o ausencia de tus líderes?